成果が上がる会議のやり方

前回、会議は時間を奪う活動の一つだとお話ししました。
今回は、会議の正しいやり方について話をします。
まずは、よく見られる間違った会議についてです。

一つ目は、会議と言う名の「報告会」。
会議というのは名ばかりで、各部署の売上報告書類をただ読み上げているだけです。売上を報告するのは大切ですが、報告書類を読み上げるだけなら、資料を配布するだけでいいはずです。わざわざ大勢の時間を使ってすることではありません。

二つ目は、会議という名の「社長講義」。
「社長講義」とは、社長が会議時間の8割以上話している状態を指します。タチが悪いことに、社員は聞いているようで聞いていません。社長が一生懸命に話すほど、社員はうんざりしています。時間だけが奪われていき、成果には結びつきません。

 

では、正しい会議について説明します。

 

【会議を始める前の準備】

1、議題と時間(開始と終了時間)を決める。
2、会議の時間は長くても3時間。
3、事前に資料を配布しておく。
4、少人数で行う。(4人以内が好ましい)

事前に議題や日時を知らせ、資料類を配布することで、準備の整った会議ができます。参加者もアイディアを考える余裕が生まれ、会議の時間を短縮することができます。

 

【会議の進め方】

1、問題点・または議題(目的)を挙げる。
2、解決策・アイディアを挙げる。
3、解決策・アイディアの中から実行するものを決める。
4、「誰が、何を、いつまでに」を決める。

会議の目的は「誰が、何を、いつまでに」を決めることです。つまり、活動計画を立てるのです。活動計画が立てられない会議は、すべてが無駄です。何も実行されず、何の成果も得られないからです。正しく会議を行い、活動計画を立てれば、行動に移せます。行動することで初めて成果が得られるのです。

会議は、報告する場でも、講義する場でもありません。成果に結びつく、活動計画を立てる場なのです。

 

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時間を無駄にする5つの活動

 

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